La Factura Electrónica es un Documento Tributario Electrónico (DTE) respaldado por una firma electrónica, que se emite como comprobante de una transacción de Venta de un bien o servicio; tiene un formato de datos estructurados (JSON) que facilitan el tratamiento automatizado de la información, y que para que tenga validez debe ser transmitido a un servidor del MH (Ministerio de Hacienda) que se encarga de revisar que cumpla todas las especificaciones requeridas para otorgarle un sello de cumplimiento.

La Factura o DTE sellado NO necesita su impresión física para ser válido fiscalmente y tiene la misma validez legal que los documentos en formato pre-impreso autorizados tradicionales.

A diferencia de la facturación tradicional a que hemos estado acostumbrados, la Facturación Electrónica involucra un proceso un poco más complicado como se describe a continuación:

• Construcción de la factura electrónica o DTE (datos de emisor, cliente y productos o servicios) usando un formato de datos estructurado (JSON) con las especificaciones dictaminadas por el MH.
• Encriptación del DTE con la firma electrónica proporcionada por el MH al contribuyente (firma asignada por MH al NIT del contribuyente).
• Envío del DTE firmado (encriptado) al servidor del MH para su validación y sello de aprobación.
• Servidor de MH revisa toda la información del JSON y si cumple todas las especificaciones y validaciones lo devuelve con el Sello de Aprobación y si no cumple lo devuelve con un mensaje de error para que sea corregido.
• Sistema de facturación del contribuyente recibe el JSON sellado y lo almacena en su BD para entrega al cliente.
• Entrega de la copia digital del DTE firmado y sellado (JSON) al cliente junto con una copia de una versión legible del mismo. El contribuyente debe enviar copia electrónica del DTE firmado y de su de la versión legible a su cliente vía email o WhatsApp o como hayan acordado previamente.
• Cliente recibe la copia del DTE y consulta al servidor del MH la validez y autenticidad del DTE recibido.
• Servidor del MH revisa código del DTE enviado por el cliente y valida en su BD la autenticidad del mismo y devuelve la respuesta al cliente.